Büroreinigung: Worauf es ankommt – Checkliste

Worauf kommt es bei der Büroreinigung an? Vor allem auf eine klare Bestandsaufnahme, ein konkretes Leistungsverzeichnis mit passendem Turnus, eine realistisch kalkulierte Reinigungszeit, feste Ansprechpartner und eine nachvollziehbare Qualitätskontrolle. Mit der folgenden Checkliste können Sie Schritt für Schritt prüfen, ob Ihre Büroreinigung gut geplant ist – egal ob Sie einen Dienstleister neu beauftragen oder einen bestehenden Vertrag überprüfen.

1. Bestandsaufnahme: Was soll gereinigt werden?

Bevor Sie Angebote einholen, sollten Sie wissen, welche Flächen und Räume zu reinigen sind. Je genauer die Angaben, desto besser lassen sich Angebote vergleichen.

• Gesamtfläche und Aufteilung nach Raumtypen (Büros, Flure, Besprechungsräume, Sanitär, Teeküche, Empfang)
• Anzahl der Etagen, Treppenhäuser und Aufzüge
• Bodenbeläge je Bereich (Teppich, Linoleum, PVC, Parkett, Fliesen, Naturstein)
• Anzahl der Arbeitsplätze und durchschnittliche Belegung
• Glasflächen innen: Glastüren, Trennwände, Vitrinen
• Besondere Bereiche: Serverraum, Archiv, Lager, Kantine

Ein Grundriss mit Flächenangaben ist hilfreich, ersetzt aber nicht die Besichtigung vor Ort.

2. Leistungsverzeichnis: konkret statt allgemein

Das Leistungsverzeichnis ist das wichtigste Dokument Ihrer Büroreinigung. Formulierungen wie „Büro reinigen“ sind zu ungenau. Gut ist eine Beschreibung je Raumtyp mit Tätigkeit und Intervall.

• Sind alle Räume und Flächen erfasst?
• Ist jede Tätigkeit eindeutig beschrieben (z. B. „freie Schreibtischflächen feucht abwischen“)?
• Ist für jede Tätigkeit ein Intervall festgelegt?
• Ist geregelt, was nicht zur Leistung gehört?
• Ist klar, wer Verbrauchsmaterial wie Seife und Papierhandtücher stellt?

Welche Leistungen typischerweise zur laufenden Reinigung gehören, zeigt der Ratgeber Was gehört zur Unterhaltsreinigung?

3. Turnus: passend zur Nutzung

Nicht jeder Bereich muss gleich oft gereinigt werden. Ein gestaffelter Turnus sorgt für Sauberkeit dort, wo sie gebraucht wird.

• Sanitär, Teeküche und Eingang mit höherem Turnus eingeplant?
• Arbeitsplätze und Böden passend zur Belegung?
• Selten genutzte Räume mit niedrigerem Turnus?
• Hybride Arbeitsmodelle und Homeoffice-Tage berücksichtigt?

Orientierung für sinnvolle Intervalle bietet der Ratgeber Wie oft sollte ein Büro gereinigt werden?

4. Reinigungszeiten und Zugang

Wann gereinigt wird, beeinflusst den Arbeitsalltag und die Organisation.

• Reinigung in Randzeiten (früh oder abends) oder als Tagesreinigung?
• Gibt es Bereiche, die nur zu bestimmten Zeiten zugänglich sind?
• Wie sind Schlüsselübergabe, Zugangskarten und Alarmanlage geregelt?
• Ist dokumentiert, wer Schlüssel erhält und wie sie verwahrt werden?
• Gibt es Vertraulichkeitsanforderungen, etwa für Bereiche mit sensiblen Unterlagen?

5. Angebot und Kalkulation prüfen

Ein Angebot sollte nachvollziehbar sein. Fragen Sie nach, wenn Angaben fehlen oder unklar sind.

• Ist die kalkulierte Reinigungszeit pro Einsatz angegeben?
• Ist die zugrunde gelegte Reinigungsleistung (m² pro Stunde) plausibel?
• Sind Material, Maschinen und Verbrauchsartikel enthalten oder separat ausgewiesen?
• Werden Zuschläge für bestimmte Zeiten berechnet?
• Liegt allen verglichenen Angeboten dasselbe Leistungsverzeichnis zugrunde?

Ein auffällig niedriger Preis kann auf zu knapp bemessene Reinigungszeiten hindeuten. Wie die Kalkulation funktioniert, erklärt der Ratgeber Was kostet eine Büroreinigung?

6. Kommunikation und Ansprechpartner

Gute Reinigung lebt von kurzen Wegen. Klären Sie vorab, wie die Zusammenarbeit organisiert ist.

• Gibt es einen festen Ansprechpartner auf Seiten des Dienstleisters?
• Wer ist auf Ihrer Seite zuständig?
• Wie werden Wünsche, Änderungen und Mängel gemeldet?
• In welcher Zeit wird auf Reklamationen reagiert?
• Kommt nach Möglichkeit ein festes Reinigungsteam zum Einsatz, das Ihr Objekt kennt?

7. Qualitätskontrolle

Damit die vereinbarte Qualität dauerhaft stimmt, braucht es regelmäßige Kontrollen.

• Sind regelmäßige Objektbegehungen vereinbart?
• Werden Ergebnisse dokumentiert, etwa mit einem Kontrollprotokoll?
• Wie wird mit festgestellten Mängeln umgegangen?
• Gibt es eine Einarbeitung neuer Reinigungskräfte in Ihr Objekt?

8. Glasflächen und Zusatzleistungen mitdenken

Viele Leistungen fallen nicht im laufenden Turnus an, sollten aber von Anfang an eingeplant werden.

• Glas und Fenster: Fingerabdrücke an Glastüren gehören oft zur laufenden Reinigung. Fenster, Glastrennwände und größere Glasflächen werden meist separat über eine Glasreinigung beauftragt.
• Grundreinigung: In größeren Abständen oder bei Bedarf, etwa für Böden mit Pflegefilm.
• Teppichreinigung: Tiefenreinigung stark genutzter Laufwege.
• Sonderreinigungen: nach Umzug, Umbau oder Veranstaltungen.

Werden diese Leistungen gemeinsam geplant, lassen sie sich besser terminieren und mit der laufenden Reinigung abstimmen.

9. Vertrag und Rahmenbedingungen

• Laufzeit und Kündigungsfristen klar geregelt?
• Ist festgelegt, wie Anpassungen am Leistungsverzeichnis erfolgen?
• Ist geregelt, wie mit Feiertagen, Betriebsferien und Schließzeiten umgegangen wird?
• Besteht eine Betriebshaftpflichtversicherung des Dienstleisters? Lassen Sie sich dies bestätigen.
• Werden Reinigungsmittel eingesetzt, die zu Ihren Oberflächen und Bodenbelägen passen?

10. Ihr Beitrag als Auftraggeber

Auch Sie können zu einem guten Ergebnis beitragen:

• Clean-Desk-Regel: Freie Schreibtische lassen sich gründlicher reinigen.
• Sauberlaufzonen im Eingang reduzieren eingetragenen Schmutz.
• Feste Plätze für Abfall und Wertstoffe erleichtern die Entsorgung.
• Rückmeldungen frühzeitig geben, damit Abweichungen schnell geklärt werden.

Häufige Fehler bei der Beauftragung

Viele Probleme in der laufenden Büroreinigung haben ihren Ursprung in der Planungsphase. Diese Punkte sollten Sie vermeiden:

• Angebote ohne Besichtigung einholen: Ohne Blick in die Räume bleiben Möblierung, Bodenbeläge und Verschmutzungsgrad Schätzwerte.
• Nur den Preis vergleichen: Ohne gleiches Leistungsverzeichnis und vergleichbare Reinigungszeiten sagt der Preis wenig über das Ergebnis aus.
• Leistungen zu allgemein beschreiben: Unklare Formulierungen führen später zu unterschiedlichen Erwartungen.
• Keine Zuständigkeiten festlegen: Fehlt auf Ihrer Seite ein Ansprechpartner, bleiben Rückmeldungen oft liegen.
• Turnus nie überprüfen: Änderungen bei Belegung oder Nutzung werden nicht berücksichtigt.

Der Ablauf bis zum Start

Von der ersten Anfrage bis zur ersten Reinigung vergehen in der Regel mehrere Schritte: Anfrage mit Eckdaten, Besichtigung vor Ort, Abstimmung des Leistungsverzeichnisses, Angebot, Vertragsabschluss und Einweisung des Reinigungsteams ins Objekt. Planen Sie für diesen Prozess ausreichend Zeit ein – besonders, wenn Sie den Dienstleister wechseln und eine Kündigungsfrist beachten müssen.

Zum Start kann eine einmalige Grundreinigung sinnvoll sein. Sie schafft eine saubere Ausgangsbasis, auf der die laufende Reinigung aufbauen kann.

Nachhaltigkeit und Materialien

Immer mehr Unternehmen achten auch bei der Reinigung auf Nachhaltigkeit. Fragen Sie nach, welche Reinigungsmittel eingesetzt werden, ob Dosiersysteme verwendet werden und wie mit Mikrofasertüchern und Verbrauchsmaterial umgegangen wird. Auch die Abfalltrennung im Büro sollte mit dem Reinigungsteam abgestimmt sein, damit getrennt gesammelte Wertstoffe nicht wieder zusammengeführt werden.

Checkliste kompakt

1. Flächen, Raumtypen und Bodenbeläge erfasst
2. Leistungsverzeichnis mit Tätigkeiten und Intervallen erstellt
3. Turnus je Bereich an die Nutzung angepasst
4. Reinigungszeiten und Zugang geregelt
5. Angebote auf gleicher Grundlage verglichen
6. Ansprechpartner und Meldewege festgelegt
7. Qualitätskontrollen vereinbart
8. Glas- und Zusatzleistungen eingeplant
9. Vertragliche Rahmenbedingungen geklärt

Fazit

Eine gute Büroreinigung beginnt mit sorgfältiger Planung. Wer Flächen, Leistungen und Turnus klar definiert und auf nachvollziehbare Kalkulation und Qualitätskontrolle achtet, schafft die Grundlage für dauerhaft saubere Arbeitsräume. Mehr zu unserem Leistungsangebot finden Sie auf der Seite zur Büroreinigung.

Sie möchten Ihre Büroreinigung neu aufstellen oder ein bestehendes Konzept prüfen lassen? Fordern Sie jetzt ein unverbindliches Angebot an – wir besichtigen Ihre Räume und erarbeiten ein passendes Leistungsverzeichnis.

Häufige Fragen

Welche Unterlagen brauche ich für ein Angebot zur Büroreinigung?

Hilfreich sind ein Grundriss mit Flächenangaben, eine Übersicht der Raumtypen und Bodenbeläge sowie Angaben zu Arbeitsplätzen und gewünschten Reinigungszeiten. Für ein belastbares Angebot ist zusätzlich eine Besichtigung vor Ort sinnvoll.

Gehört die Fensterreinigung zur Büroreinigung?

Meist nicht. Fenster und größere Glasflächen werden in der Regel separat und in größeren Abständen gereinigt. Das Entfernen von Fingerabdrücken an Glastüren ist dagegen häufig Bestandteil der laufenden Büroreinigung.

Wie erkenne ich ein seriöses Angebot?

Ein seriöses Angebot basiert auf einer Besichtigung, nennt Leistungsumfang, Turnus und kalkulierte Reinigungszeit und weist Material und mögliche Zuschläge transparent aus. Mehr Hinweise finden Sie im Ratgeber Gute Reinigungsfirma finden.